По несохранным перевозкам, подлежащим оформлению коммерческого акта, ДС в тот же день дает телеграмму – оперативное донесение:

- о всех случаях хищения груза ДС ответственной станции, НОД М отделения, М, к которым относится станция, начальнику военизированной охраны ответственной дороги, начальнику линейного отдела милиции и начальнику военизированной охраны;

- о всех случаях прибытия скоропортящихся грузов с порчей или понижением качества, ДС обязан оперативным донесением по телеграфу уведомить М дорог погрузки и выгрузки и ЦМ. При перевозке в РПС уведомляется ВЧД приписки и ЦВ.

В оперативных донесениях должны быть указаны номера вагонов, отправок (накладных), станции отправления и назначения и станция наложения пломб, место и обстоятельство, при которых произошла не сохранность, размер убытка.

Размер, причины и сумму, на которую понизилась стоимость, определяет эксперт бюро товарных экспертиз. Результат экспертизы оформляется актом, в котором делается заключение о характере выявленных дефектов и причинах их возникновения. Акт должен быть подписан всеми членами комиссии. Расходы по экспертизе оплачивает сторона инициатор, а затем сторона виноватая в недостаче или порче. Не допускается проведение экспертизы, если ее стоимость превышает стоимость порчи или недостачи. В этом случае размер порчи и недостачи указывают ДС и грузополучателя.